仕事が思い通り進まない、少しだらしがない管理職のメールさばきの心得

自分の行動を振り返ったときにパターンがあります。

決めていたタスクをスケジュールで時間確保していても、そのタスクを予定通り遂行できることがほとんどない。同じことでストレス感じてる人いませんかね。

 

メール確認の量を甘く見積もりすぎ（見積もっていない）

みなさんはスケジュールにメールチェックの時間を抑えてますか？

私はもちろん抑えてません！

メールチェックを効率化するためのノウハウはこれまで数多く読んできたことがあります。さらにはスケジュール管理やタスク管理に関する書籍も読んできたつもりです。

私にとって、この手の表面的なスキル習得は全く意味がありませんでした。ただただ、だらしがないとも言えますかね。。

自分のおかれた環境を冷静に考慮できていない

例えば、私は３つの組織でマネージャー職を兼務しています。

コンサルティング業務に従事をしている兼ね合いで、顧客対応のみならず、部下16名のコミニュケーションや上司たちや他部門との交渉も実施。

そんな前提条件があるので、突発対応がどんどん入ってきます。

1日に届くメールは約300通。返信が必要なものは50通ほど。また、昨今コミニュケーションツールも増えておりチャットでの問い合わせ対応が増えてます。どちらかというと、チャットの方が緊急度の高い相談となっており、その反応の方がもとめられる状況。

メールチェック・チャット対応の時間を残していない

日々入ってくる相談連絡の中には、軽いものから重いものまで多数。重い相談が入ったときには、もともと予定していたタスクが後回しになることがしばしば。

相談内容が重い、ということに対して一歩踏み込むと、相談に対してすぐに回答できるように環境整備を行う、という打ち手も必要だとは思うが、この記事においてはその点は一旦スルーする。

コミニュケーションスキルの高さがなければ、「双方での」課題認識が出来ないでしょう。双方で認識することによって始めて商談が始まると言っても過言ではないです。

また、その課題にフィットした形で自社商品をカスタマイズするようなソリューションも必要だとした場合、「企画立案」のスキルが必要になります。

対策｜メール返信のスキルを養う

日本の労働生産性が先進国の中でも突出して低いのは有名な話です。

その原因が多々言

1. 3210方式を取り入れてみる
   これは何かの本で見たやり方。メールの通知はオフにして、1日3回（朝・昼・晩）、1回あたり21分でメールフォルダを0にする。
   その際、今すぐやる・人に任せる・やらない・あとでやる、といった分類を行う。
2. 社内メールでは「おつかれさまです、〇〇です」のような無駄な挨拶文をいれない

といったような、この手のスキルは書き出すと多そうで面倒になるので、このあたりで止めることにしますが、メールスキル向上は必須といえます。3210方式については、実践した上で感じてることも多いです。3210方式だけでは、対応ができないぐらいチャットが流れてくる。

事実｜根本的なマインドセットが必要。欧米人は休暇でも仕事のメールチェックをしている

こんなことを書くと、「そんなの常識でしょ」と言われかねないのですが、少しくたびれた中間管理職にとっては、休暇は大切なもの。朝はゆっくりしたいし、夜は好きなことをしていたい、と私は思っています。

ところが、、日本人でも40％ほどがそうらしいのですが、休暇中でもメールチェックをしているらしいのです。

更には業務開始前の移動中もメールチェックをしている人も多いだとか。いやいや、私も移動中にメールチェックはすることはあるものの、スマホがあるからって、どうなのそれって思ってしまいます。

頼れる上司はメールが朝早い

そんな経験はありませんか。私もそうなのですが、昼間は予定がぎっちぎち。何かを伝えたいときには朝に返信対応や業務指示をしているのだなと今思えば気づきます。

私自身、妻もいれば子供もいる。仕事に全身全霊を尽くしたいなんて到底思わない。しかし、自分個人の理想郷のような姿は持ち合わせているため、そこに向けてできるだけ朝早く業務対応をしようとしている。

朝出社中にメールチェックをしている人も多い、

朝出社中には本を読んだり、LINEをチェックしたり、スマホゲームをしたり、思い思いの時間の過ごし方をしてる方も多いと思います。

どこかで読んだ記事によると通勤中には4割ぐらいの人が仕事のメールチェックをしているとのこと。そこまで本気で見てるとは思えないものの、見ている人がいるのであれば、スタートラインがそこになっているようなもの。

とはいえ、私は関心のないメールはワンクリックでアーカイブしている。スマホの場合簡単にそれをするにはどうすれば良いのか、この手のスキルもつけて置かないといけない。

時間が超重要な資源であることを強く深く心得る

かつて何度いわれただろう。かつて何度目にしただろう。時は金なり。あなたも読みましたよね、そういった本。なんでこんなに時間が超重要であると、ピリッとできないのか。だらしのない欲求に負けて、少々刺激的な楽しい時間につられてはいませんか。

結果的には、時間の使い方と気持ちの問題かよって感じのことを書いてしまいました。

まとめ

予定がうまく進まないとき、それは突発対応を余儀なくされるメールやチャットの存在が邪魔をしていることがある。

メール対応のスキルをつけてもうまく回せないほどの量を抱えたとき、とるべき対策はその他大勢のビジネスマンに負けない時間の使い方、およびPCだろうがスマホだろうが、鮮やかにメールをさばくスキルも必要。

時は金なり。人生の可処分時間を有意義に過ごすためにも、ささやかなようでささやかではないテーマだと思っています。